Typcore DataBank

O trabalho de captura é o que consome o mês do escritório sem aparecer em lugar nenhum: entrar no portal da SEFAZ cliente por cliente, baixar XML, pedir extrato ao cliente, receber PDF de banco, digitar, conferir, e só então começar a contabilidade de verdade. É trabalho que não se cobra e que ninguém elogia quando dá certo — só aparece quando alguma nota se perde.

A nota vem buscar você

O DataBank consulta o Distribuição de DF-e da SEFAZ com o certificado A1 de cada cliente e traz tudo que foi emitido contra aquele CNPJ. Não só as notas: os eventos também — cancelamento e carta de correção —, porque uma nota cancelada que não chega ao escritório vira erro de apuração.

Dois cuidados que parecem detalhe e não são. O primeiro: a SEFAZ exige intervalo de uma hora entre consultas do mesmo CNPJ, e quem não respeita leva bloqueio; o controle é feito por CNPJ, antes de qualquer consulta. O segundo: a SEFAZ entrega os documentos junto com um número de sequência, o NSU, e quem avança o NSU sem gravar tudo o que veio perde a nota para sempre — ela não volta. Aqui, todo documento do retorno é gravado junto com o NSU novo, na mesma transação, inclusive os que falharam na leitura, que ficam guardados com o erro e o XML original para você olhar depois.

Com as notas na mão, a manifestação do destinatário sai do próprio programa: ciência da operação, confirmação, desconhecimento e operação não realizada. O evento é assinado com o certificado do cliente e a resposta da SEFAZ é lida e registrada — inclusive quando o evento já existia.

O extrato, do jeito que o banco mandou

Extrato chega como dá: OFX de um banco, CSV de outro, e PDF quando o cliente só consegue imprimir a tela. O DataBank lê os três e, antes de gravar, mostra o plano de importação: o que é novo, o que já existe e as linhas que não foram entendidas — cada uma com o motivo. Nenhuma leitura descarta dado em silêncio; o que não entrou aparece.

Duplicidade é onde esse tipo de programa costuma falhar feio, e aqui a regra é fina. Arquivo idêntico já importado é bloqueado inteiro. Dentro do mesmo arquivo, lançamentos iguais não são duplicata: duas tarifas de R$ 1,50 no mesmo dia são duas tarifas, e cada uma recebe sua ordem de ocorrência. Entre arquivos com períodos sobrepostos, a chave junta identificador do banco, data, valor, tipo e ocorrência — então o mesmo lançamento vindo em dois extratos entra uma vez só, e lançamentos legítimos parecidos não somem.

A categorização aprende com você. A descrição é limpa de datas, horas, números de documento e pontuação, e a regra casa quando todas as suas palavras aparecem como palavras inteiras — regra mais específica ganha da mais geral. Palavras que sozinhas não dizem nada, como "pix" e "ted", não viram regra sem outra palavra junto. É o que evita a regra que casa com tudo e classifica errado o mês inteiro.

O arquivo que entra no seu sistema

No fim, o que o escritório precisa é de um arquivo que o sistema contábil aceite. Saem de fábrica os layouts do Contmatic Phoenix, do Alterdata Contábil e uma planilha genérica — essa serve para a importação configurável do Prosoft, do SCI, do Questor e de qualquer sistema que deixe vincular colunas uma vez e salvar o modelo. Se o seu for outro, você monta o layout: escolhe as colunas, a ordem, o separador, as aspas, o nome do arquivo.

Começa sozinho, cresce depois

Contador que trabalha sozinho instala e usa, com o banco no próprio computador — não precisa de servidor nem de rede. Quando o escritório passa a ter mais gente, o mesmo programa leva os dados para um banco MariaDB compartilhado, numa transação só: ou vai tudo e as contagens batem, ou nada é gravado. Daí cada estação aponta para o servidor e todo mundo enxerga os mesmos clientes, com login e senha por pessoa e registro de quem fez o quê.

Os certificados A1 dos clientes ficam cifrados pela chave do escritório, que por sua vez é guardada protegida pelo Windows em cada estação. Num computador que concentra o certificado de dezenas de empresas, isso não é um detalhe técnico — é o que separa um incidente de um desastre.